Drumsö Idrottskamrater Dicken rf:n tietosuojaseloste

Drumsö Idrottskamrater Dicken rf:n tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 23.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Dicken r.f., Y-tunnus 1105647-2, yhdistysrekisterinumero 29.841, Itälahdenkatu 22 B, 00210 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Dicken rf toiminnanjohtaja, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

3. Rekisterin nimi
Jäsen-, osallistuja- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Dicken rf:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta
sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, talousvastaava, materiaalivastaava, Midnight Run
vastaava, valmentaja, konttorin henkilökunta) osalta Dicken rf:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Dicken rf:n oikeutettuun etuun
(suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Dicken rf:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen
hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
Tietojen käsittely perustuu Dicken rf:n järjestämiin tapahtumiin osallistuvien ei-jäsenten osalta oikeutettuun etuun, ja
tietoja käytetään yhteydenpitoon ja laskutukseen.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alle 16-vuotiaan jäsenen (käytännössä B-juniorit ja nuoremmat) osalta
o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. valokuvaukseen ja tietojen julkaisemiseen liittyen
o Alle 16-vuotiaan jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite,
puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät
tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika (vähintään syntymävuosi)
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä koulutustilaisuuksiin
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja Dicken rf:n järjestämiin tapahtumiin osallistuvien ei-jäsenten osalta:
• nimi, syntymävuosi, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• alle 16-vuotiaan osalta huoltajan nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)•
•
osallistujan itsensä tai huoltajan antamat muut henkilötiedot (esim. allergiatiedot, valokuvauslupa)
laskutukseen liittyvät tiedot
Osa seuran joukkueesta käyttää tapahtumienhallintaan, ilmoittautumisiin ja joukkueen sisäiseen viestintään
Nimenhuuto-palvelua. Palvelussa on jäsenen nimi, sähköpostiosoite ja mahdollisesti myös puhelinnumero, sekä
alaikäisten osalta myös vastaavat tiedot huoltajasta. Kukin joukkue vastaa itse tästä palvelusta, ja on velvollinen
pitämään sen suljettuna ulkopuolisilta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Tiedot
syöttää rekisteriin joko jäsen itse, hänen huoltajansa, toimihenkilö tai toiminnanjohtaja hänen puolestaan. Jäsen on
velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Dicken rf:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen
ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä eli Dicken rf käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua,
jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä
henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin toimihenkilö toimii tehtävässään
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin hän on jäsen ja hänellä on avoimia velvoitteita
seuralle
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat
tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
• Tapahtumiin osallistuvien ei-jäsenten tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen tapahtuman
hallinnoinnin ja laskutuksen vuoksi.
• Toimihenkilöiden, yhdistyksen jäsenen ja yhteistyökumppanien osalta ansiomerkkiluetteloa ylläpidetään
ikuisesti
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja
salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa
tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on
vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen
tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle
yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää
tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.